Ograniczenie wysyłki
dokumentów
papierowych o 80%.

Wdrożenie usługi Elektroniczny Nośnik Trwały
w Banku Spółdzielczym w Lubaczowie.

Klient

Bank Spółdzielczy w Lubaczowie jest jednym z największych banków spółdzielczych w województwie podkarpackim, który posiada 4 oddziały oraz 6 filii. Zatrudnia ok. 100 osób, a jego suma bilansowa w 2020 roku wyniosła ponad 550 mln zł. Swoją pozycję buduje na wiarygodności i zaufaniu, dzięki czemu od ponad 100 lat świadczy usługi finansowe dla lokalnej społeczności. Łączy tradycję z nowoczesnością, zapewniając przy tym indywidualne podejście do klienta.

FAKTY

Bank Spółdzielczy w Lubaczowie zatrudnia ok. 100 osób, a jego suma bilansowa w 2020 roku wyniosła ponad 550 mln zł.

„Szukaliśmy rozwiązania, które z jednej strony zapewni nam bezpieczną obsługę e-Dokumentów, a z drugiej spełni wymogi nośnika trwałego. Właśnie dlatego zdecydowaliśmy się na zaufanego partnera i dostawcę usług – Asseco Data Systems. Wdrożenie Elektronicznego Nośnika Trwałego to dla nas przede wszystkim wymierne korzyści, dzięki możliwości redukcji kosztów związanych z obsługą dokumentów «papierowych», ale także stworzenie nowego standardu w komunikacji z naszymi klientami”

powiedział Paweł Kapel, Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego w Lubaczowie.

Wyzwania

Cyfryzacja masowej wysyłki dokumentów.

Bank Spółdzielczy w Lubaczowie to nowoczesna instytucja, która zapewnia kompleksową obsługę klientom indywidualnym, małym i średnim przedsiębiorcom, jednostkom samorządu terytorialnego oraz rolnikom. W swojej działalności koncentruje się nie tylko na stałym podnoszeniu jakości ich obsługi, ale również na usprawnieniu procesów wewnętrznych.

W czerwcu 2020 roku bank zdecydował się na cyfryzację procesu związanego z masową wysyłką dokumentów do swoich klientów, która dotychczas była realizowana w formie papierowej. Szukał spersonalizowanego rozwiązania, które nie tylko zapewni bezpieczeństwo oraz integralność danych, ale będzie też zgodnie z przepisami prawa, a także optymalne kosztowo i operacyjnie. Do realizacji tego celu wybrał Asseco Data Systems, lidera rozwiązań paperless w Polsce, które było odpowiedzialne za wdrożenie Elektronicznego Nośnika Trwałego.


Wdrożenie

Dystrybucja, przechowywanie i udostępnianie e‑Dokumentów.

Celem projektu było zapewnienie kompleksowej obsługi dokumentów elektronicznych wysyłanych do klientów, w tym ich dystrybucji, przechowywania i udostępniania, a także przetwarzania danych. Jego realizacja miała pozwolić bankowi na cyfrową wysyłkę dokumentów informacyjnych oraz sprawną aktualizację regulaminów kredytowych, taryfy opłat i prowizji, itp.

Projekt rozpoczął się od określenia zakresu wdrożenia. Głównym założeniem było spełnienie wymogu nośnika trwałego poprzez zapewnienie stałego i wygodnego dostępu online do wszystkich przechowywanych e‑dokumentów, a także integralności informacji oraz gwarancji przechowywania ich w niezmienionej formie.

Asseco było też odpowiedzialne za przygotowanie portalu dla klientów banku i zapewnienie wielokanałowej komunikacji przy dystrybucji eAwiz za pośrednictwem email i SMS. Pozwoliło to na efektywną obsługę dokumentów elektronicznych udostępnianych w ramach Elektronicznego Nośnika Trwałego.

Ważna częścią projektu była integracja usługi z Wspólną Platformą Informatyczną (WPI) – kompleksowym rozwiązaniem dla bankowości spółdzielczej, z którego korzysta Bank Spółdzielczy w Lubaczowie. Wymagało to koordynacji prac z projektem równocześnie prowadzonym przez Asseco Poland.

Wdrożenie było realizowane przez 5 osobowy zespół Asseco Data Systems, który posiada szerokie doświadczenie i kompetencje w obszarze rozwiązań masowych. Dzięki temu Bank Spółdzielczy w Lubaczowie mógł liczyć na pełne wsparcie na każdym etapie projektu.

 

Kluczowe korzyści

  • Automatyzacja i cyfryzacja obiegu dokumentów.
  • Ograniczenie wysyłki papierowej o 80%.
  • Redukcja kosztów operacyjnych.
  • Poprawa komunikacji z klientami.
  • Stały dostęp do dokumentów online opatrzonych elektroniczną pieczęcią̨ kwalifikowaną.
  • Gwarancja przechowywania e‑Dokumentów w niezmienionej formie.
  • Bezpieczeństwo zapisanych informacji.
  • Zgodność z regulacjami.


Etap 1

Określenie zakresu wdrożenia, w tym integracji z WPI

Etap 2

Wdrożenie rozwiązania z uwzględnieniem kanału email

Etap 3

Wdrożenie rozwiązania z uwzględnieniem kanału SMS

Etap 4

Testy procesu

Etap 5

Uruchomienie produkcyjne

„Naszym zadaniem było dostarczenie rozwiązania spełniającego wymogi trwałego nośnika, które z jednej strony będzie dopasowane do potrzeb Banku Spółdzielczego w Lubaczowie, z drugiej pozwoli na optymalizację kosztów i procesów. Istotne w tym projekcie było również, aby system wdrożony przez nas w ramach usługi Elektroniczny Nośnik Trwały był zintegrowany z WPI i obsługiwał dokumenty transakcyjne generowane przy użyciu tej platformy. Jego realizacja znacząco ograniczyła papierowy obieg dokumentów i uprościła procesy wewnętrzne, a co najważniejsze pozwoliła na podniesienie jakości usług dla klientów”

powiedział Piotr Mazur, Dyrektor Pionu Komunikacji Masowej, Asseco Data Systems.

80%

dokumentów wysyłanych
jest elektronicznie

5

specjalistów odpowiedzialnych
za wdrożenie

1

dzień zajmuje wysyłka
korespondencji elektronicznej

<3200

klientów banku
z dostępem do usługi